fbpx

16-02-2021

1 trong những nhân viên của bạn đang làm việc kém hiệu quả. Đây là cách đưa ra phản hồi mà không làm mất đi sự tự tin của họ

“Hi sếp, dạo này Rob không làm công việc của mình.”

Tôi đã nhận được tin nhắn này, dưới các hình thức tương tự, từ hai thành viên khác nhau trong nhóm trong tuần này.

Rob — một người thường hoạt động mạnh ở văn phòng — đã không gửi báo cáo đúng hạn hoặc không tham gia đầy đủ trong các cuộc họp Zoom hàng tuần của họ. Họ nói rằng email của anh ấy thường là một dòng. Về cơ bản, công việc đang rơi vào sự kém hiệu suất.

scene08449

Kể từ khi bắt đầu đại dịch và cuộc khủng hoảng tiếp theo, thần kinh chung của chúng ta đã bị ảnh hưởng; công việc từ xa không giúp gì nhiều cho họ. Trên thực tế, thói quen làm việc từ xa mới của chúng ta có thể khiến ngay cả những nhà lãnh đạo lành nghề nhất cũng cảm thấy thiếu tự tin về việc giữ mọi người có trách nhiệm. Một phần lớn của nỗi sợ hãi này bắt nguồn từ việc thách thức đưa ra phản hồi ảo, sau đó khiến người chơi cảm thấy lo lắng hơn và tránh đối đầu.

Là giám đốc điều hành của công ty của riêng tôi, tôi là người ủng hộ lớn cho việc lãnh đạo bằng lòng nhân ái . Mọi người đang phải đối mặt với vô số cuộc đấu tranh khó khăn ngay bây giờ, từ việc thiếu người chăm sóc trẻ em, đến những lo lắng về chăm sóc sức khỏe, đến sự không chắc chắn về tài chính; mọi thứ khó khăn trên diện rộng.

scene08353

Tuy nhiên, như Ron Carucci viết cho HBR , lòng trắc ẩn không phải là điều ngược lại với việc tránh mọi lời chỉ trích hay sự hèn nhát khập khiễng trước những phản hồi mang tính xây dựng. Hơn nữa, nó đòi hỏi một con mắt để đạt được mục tiêu, đồng thời rèn luyện sự nhạy cảm. Carucci viết, “Bạn có thể thể hiện sự quan tâm của mình đối với những cuộc đấu tranh của nhân viên bằng cách thừa nhận khó khăn của họ và nỗ lực gấp đôi để giúp họ thành công.”

Vậy, chính xác thì làm thế nào chúng ta với tư cách là nhà lãnh đạo nhạy bén với thời cuộc mà không bỏ qua các vấn đề về hiệu suất? Theo kinh nghiệm của tôi, chìa khóa là thực hiện một cách tiếp cận chẩn đoán nhiều hơn. Dưới đây là một số cách bạn có thể trợ giúp nhân viên từ xa một cách hiệu quả.

scene06337

BẮT ĐẦU VỚI VIỆC THEO DÕI NHỮNG ĐIỂM YẾU NHẤT

Trước khi cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề nào, điều đầu tiên bạn cần làm là, có thể nói, hãy sắp xếp ngôi nhà chung của chúng tôi.

Điều này có nghĩa là không phản bác lỗi lầm của người kém hiệu quả và cho rằng mọi thứ đều do thiếu chủ động hoặc thái độ kém. Thay vào đó, bạn cũng nên xem xét các lĩnh vực tổ chức rộng hơn có thể còn yếu. Ví dụ: bạn đang làm việc với các công nghệ đã lỗi thời, chỉ dựa vào bảng tính để quản lý quy trình làm việc hay lạm dụng các nền tảng giao tiếp ?

scene06817

Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của một người cung cấp cho bạn thông tin cần thiết khi bạn nói chuyện trực tiếp với họ. Nhưng nó cũng mang lại một lợi thế khác. Theo Carucci, bạn cũng đang tạo ra sự tin tưởng: “Bạn muốn nhân viên của mình tin tưởng rằng bạn đã suy nghĩ thấu đáo tình huống và xem xét nó theo quan điểm của họ,” anh viết. “Họ sẽ ít có khả năng sử dụng những vấn đề rộng lớn chung chung như một cái cớ.”

ĐÁNH GIÁ LẠI BẢN THÂN

Điều quan trọng không kém việc xác định điểm yếu của tổ chức là quản lý cảm giác thất vọng hoặc tội lỗi của chính bạn. Carucci giải thích: “Trách nhiệm giải trình lành mạnh bắt đầu từ việc một nhà lãnh đạo thừa nhận rằng họ có thể đóng một vai trò nào đó trong hoạt động kém hiệu quả của ai đó. Nó cũng cho phép bạn tách biệt cảm xúc của mình khỏi những gì thực tế diễn ra.”

scene14305

Theo Harvard Business Review , quản lý tạo khoảng cách làm nhân viên bực bội và làm công việc trì hoãn.

Hãy tự hỏi bản thân những điều sau: Bạn đã rõ ràng trong việc đặt ra các kỳ vọng chưa? Thường xuyên trao đổi với họ? Được cung cấp hỗ trợ và nguồn lực cần thiết để họ có thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác không?

Là những nhà lãnh đạo, điều quan trọng là chúng ta phải tự đặt ra những câu hỏi khó và xem lỗ hổng trong khả năng lãnh đạo của chúng ta có thể góp phần vào vấn đề như thế nào.

scene06529

CHỌN SỰ HƯỚNG DẪN THAY VÌ TỪ CHỐI

Khi chúng tôi đã tự hỏi mình những câu hỏi phù hợp, bây giờ là lúc để hỏi nhân viên của bạn. Carucci khuyên bạn nên thực hiện những cuộc trò chuyện này thông qua cuộc gọi điện video để các bạn có thể đọc giọng điệu và biểu cảm của nhau tốt hơn.

Khi bạn nói chuyện, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra với nhân viên của bạn trước. Mọi thứ ở nhà thế nào? Khối lượng công việc của họ như thế nào? Sau đó, giải quyết vấn đề bạn muốn giải quyết.

scene16897

Đây là nơi mà nhiều nhà lãnh đạo thường vấp phải: Thay vì tập trung vào phản hồi sửa chữa, trước tiên hãy thử lắng nghe. Đặt những câu hỏi liên quan như lý do tại sao họ nghĩ rằng một vấn đề cụ thể đang xảy ra, và sau đó để họ mô tả tình huống một cách cẩn thận. Điều này không có nghĩa là để cho ai đó bị mắc kẹt (đặc biệt nếu họ bắt đầu chỉ tay hoặc từ chối chịu trách nhiệm).

Điểm mấu chốt khi đối đầu với một người kém hiệu quả không phải là khắc phục tất cả những thiếu sót của họ, mà là tìm ra cách tốt nhất để giải quyết vấn đề trong tầm tay.

scene06817

Khi bạn đã xác định được vấn đề là gì, Carucci gợi ý nên hỏi, “Bạn sẽ thay đổi điều gì nếu có thể?” hoặc “Tất cả chúng ta có thể học được gì từ điều này?

Khi bạn chọn hướng dẫn (thay vì thể hiện sự từ chối của bạn), điều này sẽ mở ra trí tưởng tượng của họ và báo hiệu rằng bạn tin tưởng khả năng cải thiện của họ. “Đảm bảo với nhân viên của bạn rằng bạn không sao với những sai sót, miễn là họ được sửa chữa và học hỏi, sẽ giúp trao quyền cho họ để họ tự giải quyết vấn đề,” Carucci nói thêm.

scene05953

TẠO CẢM GIÁC VỀ TRÁCH NHIỆM CHUNG

Sau cuộc trò chuyện trực tiếp với người hoạt động kém hiệu quả, có một vấn đề cuối cùng bạn cần giải quyết.

Trong trường hợp của Rob, một công nhân được đề cập ở trên, không chỉ các đồng nghiệp của anh ấy ghi nhận những sự bất đồng với anh ấy mới là nguyên nhân đáng lo ngại.

scene02881

Thay vì liên hệ trực tiếp với anh ấy và đề nghị hỗ trợ, họ đã đến gặp tôi để phàn nàn. Điều này có nghĩa là không chỉ Rob cần phải chịu trách nhiệm, mà là toàn bộ đội.

Hãy nhớ rằng trách nhiệm giải trình trong một tổ chức không phải là con đường một chiều. Điều quan trọng là mỗi thành viên trong nhóm cảm thấy được trao quyền giải quyết các vấn đề mà không liên quan đến bạn như phản ứng tức thì của họ. Như Carucci đã nói “Đóng góp lớn nhất của bạn cho những người bạn lãnh đạo là giúp họ trở thành 1 đội và cống hiến hết mình.

scene16513

Trong những thời điểm đặc biệt này, điều sẽ giúp bạn và nhóm của bạn trụ vững không chỉ đơn giản là đảm bảo rằng mọi người đều đang hoạt động hết khả năng của họ. Đó là cảm giác chung cam kết với nhau sẽ giúp bạn luôn ngẩng cao đầu.

Nguồn: fastcompany

Nếu bạn đang trăn trở hoặc mong muốn có được phẩm chất sáng tạo, mời bạn đăng ký ngay khóa học PHƯƠNG PHÁP LUẬN SÁNG TẠO và ĐỔI MỚI tại Trung tâm Sáng tạo Khoa học–kỹ thuật (TSK) thuộc trường Khoa Học Tự Nhiên nhé. Đây là môn học bổ ích cho mọi đối tượng, mọi ngành nghề có thể áp dụng, phát triển khả năng ứng phó và đưa ra các giải pháp thông minh cho công việ, cuộc sống. Bạn có thể điền thông tin tại đây hoặc liên hệ số điện thoại: (028) 38 301 743; 089 668 36 31 để thực hiện đăng ký.

Để luyện TÂM sáng TRÍ, cải thiện tư duy, thân mời bạn tham dự Khóa học ngắn hạn Nhìn Thấu – Nghĩ Thông – Hành Động Sáng Suốt thuộc chuỗi LEARNING TO BE được tổ chức thường xuyên khi đủ học viên, nội dung khóa học và link đăng ký vui lòng xem tại: https://bit.ly/2EEL2xK.

TRIZGyrus TEAM