fbpx

24-02-2021

4 cách để xây dựng lòng tin với nhân viên (đặc biệt khi bạn không thể nhìn thấy họ hàng ngày, như trước khi COVID-19 xảy ra)

Ngày nay, khi làm việc từ xa bạn có thể không nói chuyện trực tiếp với nhân viên của mình, nhưng bạn vẫn có thể thúc đẩy mối quan hệ tin cậy.

Giờ đây, làm việc từ xa đã trở thành tiêu chuẩn, những người giám sát đang nhận ra những thách thức khi lãnh đạo một nhóm mà họ không thể nhìn thấy. Họ đang gặp khó khăn: Rốt cuộc, việc quản lý nhân viên từ xa đòi hỏi những kỹ năng khác với việc quản lý họ trực tiếp. Sự xuất hiện đột ngột của đại dịch khiến họ có rất ít thời gian quý báu để chuẩn bị.

Các ngành công nghiệp khác nhau sẽ đối mặt với những thách thức khác nhau khi phải quản lý nhân viên từ xa. Nhưng cho dù bạn phụ trách một nhóm kỹ sư , nhà thiết kế hay thợ làm bánh mì , thì có một yếu tố cực kỳ quan trọng: lòng tin đối với sếp.

scene279265

Sự thiếu tin tưởng có thể là một sự hoàn tác của đội. Nghiên cứu đã phát hiện ra rằng những người quản lý không thể xem báo cáo trực tiếp của họ đôi khi nghi ngờ rằng họ đang thực sự làm việc. Sự nghi ngờ đó có thể dẫn đến sự kỳ vọng vô lý rằng nhân viên luôn sẵn sàng, tạo ra căng thẳng và phá vỡ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ. Ngược lại, điều này gây căng thẳng quá mức cho nhân viên, những người trong nhiều trường hợp đang cố gắng tự điều chỉnh để làm việc tại nhà.

Vậy làm thế nào để học cách tin tưởng nhân viên khi họ không ở trước mặt bạn? Bí quyết là giao tiếp tốt. Dưới đây là một số mẹo về cách giao tiếp với đội ngũ nhân việc lao động từ xa của bạn.

scene283009

ĐẶT KỲ VỌNG VỀ 1 MỤC TIÊU CỤ THỂ

Cách dễ nhất để đảm bảo rằng nhân viên đang đáp ứng kỳ vọng là trình bày rõ những kỳ vọng đó là gì. Thay vì cho rằng mọi người đều có mặt bất cứ lúc nào bạn có mặt, hãy thiết lập tần suất và thời gian lý tưởng để liên lạc. Ví dụ: có thể bạn thường xuyên có một cuộc trò chuyện video được lên lịch để đăng ký, nhưng hãy sử dụng Slack khi có việc gấp.

scene277537

Nó cũng hữu ích để xác định thời gian và phương tiện tốt nhất để tiếp cận bạn, với tư cách là sếp, trong ngày làm việc; điều tương tự cũng áp dụng cho nhân viên của bạn. Khi bạn đang giải quyết công việc từ xa, các cuộc gọi đăng ký hàng ngày, trực tiếp hoặc với cả nhóm, có thể là công cụ để cập nhật những gì mọi người đang làm và giữ cho họ có trách nhiệm. Hơn nữa, việc đăng ký thường xuyên và có thể dự đoán trước đảm bảo rằng các đường dây liên lạc được cởi mở và nhân viên sẽ cảm thấy tự tin rằng họ có cơ hội để đặt bất kỳ câu hỏi nào hoặc chia sẻ mối quan tâm.

HƯỚNG DẪN NHÂN VIÊN CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ LÀM TỪ XA HIỆU QUẢ

Trong môi trường văn phòng, kỳ vọng chung là nhân viên được cung cấp các công cụ cần thiết để thực hiện công việc của mình. Điều đó không nên thay đổi chỉ vì chúng ở xa. Điều này có nghĩa là họ phải có quyền truy cập vào các vật liệu, thiết bị và thông tin phù hợp, có thể là một màn hình đủ lớn hoặc quyền truy cập vào các ổ đĩa mạng. Tại công ty của tôi, JotForm, chúng tôi đang thiết lập cho nhân viên bất cứ thứ gì họ cần để phát triển trong không gian làm việc tại nhà của họ. Tất cả những gì họ phải làm là điền vào một biểu mẫu với các yêu cầu và thông tin liên hệ của họ, điều này giúp chúng tôi luôn ngăn nắp và nhanh chóng cung cấp cho họ những gì họ cần.

scene279841

Tái tạo khung cảnh văn phòng trong phạm vi có thể cũng có nghĩa là đa dạng hóa cách bạn nói chuyện với nhau. Barbara Z. Larson, Susan R. Vroman và Erin E. Makarius viết cho Harvard Business Review rằng điều quan trọng là phải đưa ra một số phương pháp giao tiếp. Họ nói: “Chỉ riêng email là không đủ. “Những người làm việc từ xa được hưởng lợi từ việc có một công nghệ ‘phong phú hơn’, chẳng hạn như hội nghị truyền hình, mang lại cho người tham gia nhiều dấu hiệu trực quan mà họ sẽ có nếu gặp mặt trực tiếp.”

scene205825

Cuối cùng, hãy tận dụng phần mềm quản lý để giúp sắp xếp các dự án. Một công cụ dựa trên web như Trello có thể hỗ trợ quản lý tác vụ riêng lẻ cho các cá nhân hoặc nhóm và cung cấp các báo cáo tiến độ, cập nhật trạng thái và theo dõi thời hạn trong nháy mắt.

LUÔN ĐƯA RA PHẢN HỒI CÓ GIÁ TRỊ, ĐỪNG SÁO RỖNG

Vì vậy, phần lớn việc xây dựng lòng tin phụ thuộc vào giao tiếp cởi mở và trung thực. Với những nhân viên khuất tầm nhìn, điều quan trọng là phải giải quyết các vấn đề kịp thời khi chúng phát sinh, loại bỏ cảm giác tiêu cực và sự bối rối ngay từ trong trứng nước.

scene180961

Một cách tiếp cận tốt là dẫn đầu bằng sự đánh giá cao, đồng thời vẫn trực tiếp về những gì bạn hy vọng cuộc trò chuyện của mình đạt được. Nếu bạn che mắt nhân viên của mình bằng những phản hồi gay gắt, họ có nhiều khả năng phản ứng phòng thủ hơn là xem xét những nhận xét mang tính xây dựng của bạn một cách nghiêm túc.

Mặc dù phản hồi có thể khó đưa ra, nhưng hóa ra hầu hết nhân viên đều khao khát nó, ngay cả khi nó rất quan trọng. Một nghiên cứu của HBR cho thấy 57% thích phản hồi sửa chữa hơn là khen ngợi hoặc công nhận. Điều đó nói rằng, tốt hơn nên có những cuộc trò chuyện này qua video hơn là cuộc gọi thoại, nơi các dấu hiệu hình ảnh như ngôn ngữ cơ thể và nét mặt bị mất.

scene278593

TẬN DỤNG MỌI CƠ HỘI GIAO TIẾP XÃ HỘI KHI CÓ THỂ

Một trong những khía cạnh khó khăn nhất của việc làm việc từ xa là sự cô đơn. Điều này có vẻ như là một vấn đề chỉ ảnh hưởng đến những người hướng ngoại, nhưng về lâu dài, sự cô lập với xã hội có thể có tác động xấu đến ngay cả những người hướng nội nhất trong chúng ta.

scene306529

Hiện tại, với việc xây dựng nhóm trực tiếp, các nhà quản lý nên tìm cách để nhân viên có thể tương tác xã hội khi ở xa, có thể là để lại thời gian thảo luận mở trong các cuộc họp hoặc tạo các kênh Slack thú vị cho trò chuyện phi công việc. Rốt cuộc, xây dựng mối quan hệ thông qua tương tác thông thường là một trong những cách tốt nhất để xây dựng lòng tin.

Kieran Flanagan, Phó chủ tịch tiếp thị tại HubSpot, đề xuất sử dụng tính năng đột phá của Zoom để khuyến khích các cuộc gặp gỡ nhóm nhỏ, cả giữa nhân viên và với người quản lý. “Có thể cảm thấy lãng phí thời gian gặp gỡ quý giá, nhưng không phải vậy – đó là cách để đảm bảo rằng mọi người vẫn cảm thấy kết nối, điều quan trọng trong việc xây dựng một nền văn hóa từ xa hiệu quả,” anh nói.

scene276001

Nguồn: fastcompany

Nếu bạn đang trăn trở hoặc mong muốn có được phẩm chất sáng tạo, mời bạn đăng ký ngay khóa học PHƯƠNG PHÁP LUẬN SÁNG TẠO và ĐỔI MỚI tại Trung tâm Sáng tạo Khoa học–kỹ thuật (TSK) thuộc trường Khoa Học Tự Nhiên nhé. Đây là môn học bổ ích cho mọi đối tượng, mọi ngành nghề có thể áp dụng, phát triển khả năng ứng phó và đưa ra các giải pháp thông minh cho công việ, cuộc sống. Bạn có thể điền thông tin tại đây hoặc liên hệ số điện thoại: (028) 38 301 743; 089 668 36 31 để thực hiện đăng ký.

Để luyện TÂM sáng TRÍ, cải thiện tư duy, thân mời bạn tham dự Khóa học ngắn hạn Nhìn Thấu – Nghĩ Thông – Hành Động Sáng Suốt thuộc chuỗi LEARNING TO BE được tổ chức thường xuyên khi đủ học viên, nội dung khóa học và link đăng ký vui lòng xem tại: https://bit.ly/2EEL2xK.

TRIZGyrus TEAM