15-09-2021

Giải quyết vấn đề trước khi chúng xảy ra bằng cách phát triển “ý thức bên trong của thuyền trưởng”

Chúng ta thường khen những người giải quyết được vấn đề trong khi phớt lờ những người ngăn cản chúng ngay từ đầu. Điều này khuyến khích việc tạo ra các vấn đề. Theo nhà thơ David Whyte, chìa khóa để chủ động là xem bạn như một thuyền trưởng trong “chuyến đi làm việc” của chính bạn.

Nếu chúng ta muốn tránh việc tôn vinh những người chỉ chú ý dập lửa, chúng ta cần phải trau dồi văn hóa tổ chức cho phép mọi người hành động có trách nhiệm ngay từ khi có dấu hiệu đầu tiên của khói.

Làm thế nào để chúng ta thực hiện sự thay đổi đó?

Chúng ta có thể bắt đầu bằng cách nhìn lại bản thân và cách chúng ta coi chuyến đi là công việc của chúng ta. Khi nào chúng ta cảm thấy thỏa mãn? Có phải khi chúng ta lao vào cứu lấy ngày làm việc và mọi người chúc mừng chúng ta? Rất cần đặt câu hỏi tại sao, nếu chúng ta nghĩ rằng thứ gì đó đáng để cứu giúp, chúng ta không nỗ lực nhiều hơn để bảo vệ nó trước khi điều tồi tệ xảy ra.

Trong Vượt Biển Không Tên, nhà thơ David Whyte gợi ý rằng chúng ta nên xem công việc của mình như một cuộc hành trình suốt đời. Đặc biệt, ông ấy coi đó là một chuyến đi biển, trong đó phần thưởng lớn nhất nằm ở những gì chúng ta học được qua quá trình này, trái ngược với đích đến.

Giống như một chuyến đi biển dài ngày, tính chất công việc của chúng tôi luôn thay đổi. Có những ngày bão và những ngày nắng. Có những ngày liên quan đến cao độ của niềm vui và thấp độ của thảm họa. Tất cả những điều này xảy ra trong bối cảnh của các sự kiện trong cuộc sống cá nhân của chúng ta và thế giới rộng lớn hơn với các mức độ ảnh hưởng khác nhau.

Trong một chuyến đi, bạn cần phải trông nom con thuyền của mình. Không phải lúc nào cũng có thời gian để giải quyết các vấn đề sau khi chúng xảy ra. Bạn cần học cách ngăn chặn chúng hoặc mạo hiểm với một hành trình khó khăn hơn nhiều — hoặc thậm chí là kết thúc nó.

Whyte đề cập đến việc thực hành kiểm soát chuyến đi của bạn là “phát triển ý thức bên trong vai trò thuyền trưởng”, đưa ra một phép ẩn dụ mà tất cả chúng ta có thể áp dụng cho công việc của mình. Phát triển ý thức bên trong vai trò thuyền trưởng là điều tốt cho cả chúng ta và các tổ chức chúng ta làm việc. Chúng ta có nhiều quyền tự quyết hơn trong cuộc sống của mình và tổ chức của chúng ta lãng phí ít tài nguyên hơn. Câu chuyện của Whyte về cách ông ấy học được bài học này làm nổi bật lý do tại sao lại như vậy.

***

Một khoảnh khắc tính toán

“Bất kỳ cuộc đời nào, và bất kỳ công việc nào của cuộc đời, đều là một cuộc hành trình ẩn giấu, một mật mã bí mật, được giải mã khi vừa vặn. Các chi tiết chỉ đưa ra sự thật bởi tổng thể, và toàn bộ phụ thuộc vào chi tiết.”

Ngay sau khi tốt nghiệp, Whyte đã có được một công việc mơ ước là hướng dẫn viên tự nhiên học trên một con tàu ở quần đảo Galapagos. Một buổi sáng, ông thức dậy và có thể biết ngay rằng con tàu đã trôi khỏi nơi neo đậu trong đêm. Whyte nhảy lên và thấy thuyền trưởng đang ngủ say và chiếc thuyền gần như đâm vào một vách đá. Kiểm soát được nó đúng lúc, ông ấy xoay sở để đưa mình và những hành khách khác trở về nơi an toàn — ngay khi thuyền trưởng tỉnh dậy. Mặc dù đã an toàn, nhưng ông ấy bị lung lay sâu sắc bởi cả lần suýt đắm tàu và nhận ra rằng thuyền trưởng của họ đã thất bại.

Lúc đầu, phản ứng của Whyte là cảm thấy khinh bỉ thuyền trưởng, người đã “quên không chỉ thả neo mà còn sự trôi dạt trong đêm của chúng tôi”. Thuyền trưởng đã không dự đoán được sự cố hoặc không thông báo khi nó bắt đầu. Nếu Whyte không tỉnh lại, mọi người trên tàu có thể đã chết.

Nhưng có điều gì đó đã sớm thay đổi trong quan điểm của anh ấy. Whyte biết thuyền trưởng là người mới và ít quen thuộc với con thuyền đó hơn bản thân anh ta và các thành viên thủy thủ đoàn khác. Mỗi con thuyền đều có những điều kỳ quặc. Ông ấy cũng đã cảm thấy chắc chắn vào đêm hôm trước rằng họ cần phải hạ một chiếc neo thứ hai và biết rằng họ “lẽ ra nên thả một chiếc neo khác mà không cần tham khảo ý kiến, vì thủy thủ đoàn sẽ không làm gì khi họ không muốn tranh cãi với thuyền trưởng. Chúng ta cũng nên thức dậy. Anh ấy viết rằng “khoảnh khắc tính toán với khoảnh khắc nguy hiểm này nói lên rất nhiều nguy hiểm đến trong cuộc sống lao động và về cách chúng ta phải liên tục rèn luyện thông qua những nỗ lực của mình”.

Kinh nghiệm của Whyte chứa đựng những bài học có khả năng ứng dụng rộng rãi cho những người chúng ta trên vùng đất khô hạn. Ý tưởng có được ý thức bên trong vai trò thuyền trưởng có nghĩa là hiểu được các mục tiêu tổng quát trong công việc của bạn và sẵn sàng đưa ra các quyết định hỗ trợ chúng, ngay cả khi điều gì đó không hoàn toàn đúng với công việc của bạn hoặc bạn có thể không được thưởng cho nó, hoặc đôi khi ngay cả khi không được phép.

Khi bạn chơi một trò chơi dài, bạn đang nghĩ về toàn bộ chuyến đi, chứ không phải liệu bạn sẽ nhận được một cái vỗ nhẹ vào ngày hôm nay hay không.

***

Da thịt trong cuộc chơi

Tất cả đều quá dễ dàng để dựa vào quan điểm rằng các nhà lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi thứ xảy ra, đặc biệt là các thảm họa. Đôi khi trong công việc, khi chúng ta không ở vị trí lãnh đạo, chúng ta nhìn thấy một vấn đề tiềm ẩn hoặc một vấn đề đang tồn tại chưa được chú ý nhưng lại chọn không hành động. Thay vào đó, chúng ta cố gắng làm bất cứ điều gì chúng ta được yêu cầu làm vì điều đó cảm thấy an toàn hơn. Nếu nó quan trọng, chắc chắn người phụ trách sẽ giải quyết. Nếu không, đó là vấn đề của họ. Dù sao, đã có quá đủ việc để làm.

Các nhà lãnh đạo cho chúng ta một vật tế thần thuận tiện khi mọi thứ diễn ra không như ý muốn. Tuy nhiên, khi đẩy mọi trách nhiệm về phía họ, chúng ta không rút ra được bài học từ những sai lầm. Chúng ta không có “la bàn cá nhân của riêng mình, một phương hướng, một sự sẵn sàng đáp ứng cuộc sống mà không bị ảnh hưởng bởi sự hiện diện của cha mẹ”.

Tại một số thời điểm, điều chúng ta làm trở thành vấn đề của chúng ta. Không một nhà lãnh đạo nào có thể làm mọi thứ và nhìn thấy mọi thứ. Bạn càng vươn lên trong một tổ chức, bạn càng cần phải chủ động. Nếu một nhà lãnh đạo không thể dựa vào cấp dưới của họ để hành động khi họ nhìn thấy một vấn đề tiềm ẩn, mọi thứ sẽ sụp đổ.

Khi bị lãnh đạo kém liên tục từ chối quyền đại diện và thấy nỗ lực của mình đi xuống, chúng ta có thể cảm thấy mình thiếu kiểm soát. Hành động không còn cảm thấy tự nhiên nữa. Tuy nhiên, nếu chúng ta xem công việc của mình như một chuyến đi giúp chúng ta thay đổi và trưởng thành, thì rõ ràng tại sao chúng ta cần phải vượt qua sự bất lực. Chúng ta không thể thoái thác mọi trách nhiệm và đổ lỗi cho người khác về những gì chúng ta đã chọn bỏ qua ngay từ đầu (như Whyte nói, “Người đội trưởng đã ở đó trong tất cả vinh quang được thừa hưởng và gánh nặng của mình và do đó thuận tiện cho việc đổ lỗi “). Bằng cách hiểu cách công việc giúp chúng ta thay đổi và phát triển, chúng ta phát triển “da thịt trong cuộc chơi”.

Trên một con tàu, tất cả mọi người đều ở trong đó cùng nhau. Nếu xảy ra sự cố, tất cả đều gặp rủi ro. Và có thể không dễ dàng hoặc thậm chí không thể giải quyết một vấn đề nghiêm trọng ở giữa biển. Do đó, mọi người cần chú ý và hành động với bất cứ điều gì có vẻ không ổn. Mọi người cần phải chịu trách nhiệm về những gì xảy ra, như Whyte tiếp tục chi tiết:

“Không cần biết thế giới biển nói với chúng tôi rằng thuyền trưởng là người chịu trách nhiệm chung nhất và cuối cùng, tất cả chúng tôi đều đã góp phần vào sự sai sót, một sự sai sót không thể bào chữa được. Không có chỗ để đổ lỗi. Nếu chỉ đơn thuần chạm vào vách đá đó, chúng tôi đã có thể chạm vào vực sâu, phi hành đoàn và hành khách như nhau. Sóng ngầm và những con sóng khổng lồ xé toạc con tàu đó có thể đã giết chết tất cả chúng tôi”.

Có ý thức bên trong vai trò thuyền trưởng có nghĩa là xem bản thân mình như những người phụ trách hành trình làm việc của chúng ta. Nó có nghĩa là không hành động như thể có một số lĩnh vực mà chúng ta không có khả năng, hoặc bỏ qua các vấn đề tiềm ẩn, chỉ vì người khác có một chức danh cụ thể .

***

Hỗ trợ để tạo ra thành công

Phát triển ý thức bên trong vai trò thuyền trưởng không phải là để bù đắp cho một nhà lãnh đạo kém năng lực — cũng không có nghĩa là chúng ta luôn nghĩ rằng chúng ta luôn hiểu rõ nhất. Ai đó càng giỏi lãnh đạo mọi người thì họ càng tạo điều kiện cho nhóm của mình chủ động trong việc ngăn chặn các vấn đề. Họ cho thấy bằng ví dụ rằng họ sống trong một trạng thái hơn là một vai trò cụ thể. Một nhà lãnh đạo mạnh hơn có thể có nghĩa là một nhóm độc lập hơn

Các nhà lãnh đạo mạnh mẽ truyền đạt quyền tự chủ bằng cách giảng dạy và giám sát các quá trình với ý định cuối cùng không cần giám sát chúng. Tính tự chủ là một cách tồn tại. Nó được thể hiện trong vai trò đội trưởng, nhưng nó có sẵn cho tất cả mọi người. Để phi hành đoàn có thể phát triển, thuyền trưởng cần lùi lại một chút và khuyến khích họ chịu trách nhiệm về kết quả. Họ có thể tự kiểm tra từng chút một, xây dựng sự tự tin. Khi cảm thấy rằng có trách nhiệm đóng góp vào thành công chung chứ không chỉ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, mọi người có thể đáp ứng những điều bất ngờ mà không cần chờ hướng dẫn. Họ trở nên quen thuộc hơn với những gì tổ chức của họ cần để duy trì ổn định và sử dụng tư duy để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn được chú ý hơn trước khi chúng xảy ra.

Whyte nhận ra rằng thảm họa sắp xảy ra có liên quan rất nhiều đến thuyền trưởng trước đây của họ, Raphael. Ông ấy làm quá tốt công việc, “cảnh giác bất thường và có mặt ở khắp mọi nơi, xuất hiện trên boong khi có ít dấu hiệu rắc rối nhất”. Phi hành đoàn cảm thấy thoải mái, biết rằng họ luôn có thể dựa vào Raphael để giải quyết mọi vấn đề. Mặc dù điều này đã hoạt động tốt vào thời điểm đó, nhưng một khi anh ta rời đi và họ không còn ở trong tay an toàn như vậy thì họ không thể chủ động được nữa. Whyte giải thích:

“Raphael đã hoàn thành vai trò thuyền trưởng đến mức bản thân chúng tôi đã trở nên mất khả năng trong một lĩnh vực quan trọng: chúng tôi đã từ bỏ ý thức bên trong của mình về vai trò thuyền trưởng. Ở một nơi nào đó bên trong, chúng tôi đã đi đến quyết định rằng trách nhiệm cuối cùng nằm ở chỗ khác.”

Trở thành một nhà lãnh đạo giỏi không phải là đảm bảo nhóm của bạn không gặp thất bại. Thay vào đó, nó cung cấp cho mọi người sự hỗ trợ để tạo ra thành công.

***

Chuyến đi của công việc

Có ý thức bên trong vai trò thuyền trưởng có nghĩa là quan tâm đến kết quả, không phải khen thưởng hoặc đổ lỗi. Khi Whyte nhận ra rằng lẽ ra ông ấy nên thả chiếc neo thứ hai vào đêm trước khi suýt trượt, ông ấy sẽ làm một việc mà lý tưởng là không ai khác ngoài phi hành đoàn, hoặc thậm chí chỉ ông ấy, có thể biết. Thuyền trưởng và các hành khách sẽ được tận hưởng một đêm không có rắc rối và không ai tỉnh giấc hơn.

Nếu chúng ta ưu tiên đạt được kết quả tốt, trọng tâm của chúng ta sẽ chuyển từ giải quyết các vấn đề hiện tại sang ngăn chặn các vấn đề xảy ra ngay từ đầu. Chúng ta hạ chiếc neo thứ hai để con thuyền không bị trôi, thay vì lái nó đến nơi an toàn khi nó sắp đâm phải. Rốt cuộc, chúng ta cũng đang ở trên thuyền.

Một so sánh tốt khác là nhặt rác. Chúng ta cảm thấy càng ít kết nối và chịu trách nhiệm về một nơi, chúng ta càng ít có khả năng nhặt rác trên mặt đất. Trong nhà của chúng ta, chúng ta gần như chắc chắn sẽ nhặt được nó. Nếu chúng ta đang đi bộ dọc theo đường phố hoặc trong khu phố của mình, thì khả năng đó sẽ ít hơn một chút. Trong rạp chiếu phim hoặc quán bar khi chúng ta biết công việc của ai đó là nhặt rác, chúng ta sẽ ít bận tâm hơn. Công việc của bạn để lại thùng rác trên mặt đất thì còn gì bằng?

Hầu hết các tổ chức không khuyến khích phòng ngừa vì nó vô hình. Ai biết điều gì sẽ xảy ra? Làm thế nào để bạn đo lường một cái gì đó không tồn tại? Rốt cuộc, những người ngăn chặn vấn đề có vẻ thoải mái. Họ thường về nhà đúng giờ. Họ mất nhiều thời gian để suy nghĩ. Chúng tôi không biết họ sẽ giải quyết xung đột tốt như thế nào, bởi vì họ dường như chưa bao giờ trải qua bất kỳ điều gì. Khả năng tàng hình của công việc họ làm để ngăn chặn các vấn đề ngay từ đầu khiến cho công việc của họ có vẻ như không có nhiều thách thức.

Khi chúng ta thúc đẩy những người giải quyết vấn đề, chúng ta khuyến khích việc giải quyết vấn đề. Chúng ta không đoàn kết tất cả mọi người để hướng tới một mục tiêu rõ ràng. Bởi vì hầu hết các tổ chức thưởng cho những người giải quyết vấn đề, có vẻ như là một ý tưởng tốt hơn nếu để mọi thứ diễn ra sai, sau đó sửa chữa chúng sau đó. Đó là cách bạn có được cơ hội biểu dương. Bạn chạy từ cuộc họp cấp cao này sang cuộc họp cấp cao khác, phản ứng với vấn đề này đến vấn đề khác.

Thật tuyệt khi có người để giải quyết những vấn đề đó nhưng tốt hơn hết là không có họ ngay từ đầu. Giải quyết vấn đề thường đòi hỏi nhiều nguồn lực hơn là ngăn chặn chúng, chưa kể đến mức độ căng thẳng mà chúng ta phải gánh chịu. Như người ta đã nói, phòng bệnh hơn chữa bệnh.

Ý thức bên trong vai trò thuyền trưởng trên hành trình làm việc tốt cho chúng ta và cho tổ chức của chúng ta. Nó thay đổi cách chúng ta nghĩ về việc ngăn ngừa các vấn đề. Nó trở thành một phần của một chuyến đi tổng thể, một cơ hội để xây dựng lòng can đảm và đối mặt với nỗi sợ hãi. Chúng ta trở nên hoàn thiện hơn về bản thân và gần gũi hơn với bản chất của chúng ta. Whyte viết rằng “có những đặc điểm mạnh mẽ của đội trưởng hoặc khả năng lãnh đạo dưới mọi hình thức hầu như luôn là dấu hiệu bên ngoài của một người sống trong cơ thể vật chất của họ và những yếu tố sâu xa hơn trong bản chất của họ.”

Nguồn: fs.blog