20-09-2021

Tại sao chúng ta tập trung vào những điều tầm thường: Hiệu ứng “nhà kho xe đạp”

Đi xe đạp là một phép ẩn dụ để minh họa xu hướng kỳ lạ mà chúng ta phải dành quá nhiều thời gian cho những vấn đề tầm thường, che đậy những vấn đề quan trọng. Đây là lý do tại sao chúng ta làm điều đó và làm thế nào để dừng lại.

***

Làm thế nào chúng ta có thể ngừng lãng phí thời gian vào những chi tiết không quan trọng? Từ các cuộc họp tại nơi làm việc kéo dài mãi mà không đạt được gì cho đến chuỗi email kéo dài hàng tuần không giải quyết được vấn đề trong tầm tay, chúng ta dường như dành một lượng thời gian vô ích cho những việc vụn vặt. Sau đó, khi một quyết định quan trọng cần được thực hiện, chúng ta hầu như không có thời gian để dành cho nó.

Để trả lời câu hỏi này, trước tiên chúng ta phải nhận ra tại sao chúng ta lại sa lầy vào những điều tầm thường. Sau đó, chúng ta phải xem xét các chiến lược để thay đổi động lực của chúng ta theo hướng tạo ra cả đầu vào hữu ích và thời gian để xem xét nó.

Luật tầm thường

Bạn có thể đã nghe nói về Định luật Parkinson, trong đó nói rằng các nhiệm vụ mở rộng để lấp đầy lượng thời gian được phân bổ cho chúng. Nhưng bạn có thể chưa nghe nói về Định luật Triviality của Parkinson ít được biết đến, cũng được đặt ra bởi nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson vào những năm 1950.

Luật Triviality nói rằng lượng thời gian dành cho thảo luận về một vấn đề trong một tổ chức tỉ lệ nghịch với tầm quan trọng thực tế của nó trong sơ đồ sự việc. Các vấn đề lớn, phức tạp được thảo luận ít nhất trong khi các vấn đề đơn giản, nhỏ được thảo luận nhiều nhất.

Luật Triviality của Parkinson còn được gọi là “tập trung nhà kho xe đạp”, sau câu chuyện mà Parkinson sử dụng để minh họa điều đó. Ông yêu cầu độc giả hình dung một cuộc họp của ủy ban tài chính để thảo luận về một chương trình nghị sự ba điểm. Các điểm như sau:

1. Một đề xuất cho một nhà máy điện hạt nhân trị giá 10 triệu bảng Anh
2. Một đề xuất cho một nhà kho xe đạp trị giá £ 350
3. Đề xuất cho ngân sách cà phê hàng năm trị giá £ 21

Điều gì xảy ra? Ủy ban sẽ thông qua đề xuất nhà máy điện hạt nhân trong thời gian ngắn. Nó quá cao để bất kỳ ai thực sự tìm hiểu chi tiết và hầu hết các thành viên đều không biết nhiều về chủ đề này ngay từ đầu. Một thành viên không biết phải giải thích thế nào với những người khác. Một thành viên khác đưa ra một đề xuất được thiết kế lại, nhưng có vẻ như một nhiệm vụ lớn đến nỗi những người còn lại trong ủy ban từ chối xem xét nó.

Cuộc thảo luận nhanh chóng chuyển sang nhà kho xe đạp. Ở đây, các thành viên ủy ban cảm thấy thoải mái hơn nhiều khi nói lên ý kiến ​​của mình. Tất cả họ đều biết nhà kho xe đạp là gì và nó trông như thế nào. Một số thành viên bắt đầu một cuộc tranh luận sôi nổi về vật liệu tốt nhất có thể cho mái nhà, cân nhắc các lựa chọn có thể cho phép tiết kiệm khiêm tốn. Họ thảo luận về nhà kho xe đạp lâu hơn nhà máy điện.

Cuối cùng, ủy ban chuyển sang mục thứ ba: ngân sách cà phê. Đột nhiên, mọi người đều là chuyên gia. Tất cả họ đều biết về cà phê và có ý thức mạnh mẽ về giá thành và giá trị của nó. Trước khi bất kỳ ai nhận ra điều gì đang xảy ra, họ dành nhiều thời gian thảo luận về ngân sách cà phê 21 bảng Anh hơn cả nhà máy điện và nhà để xe đạp cộng lại! Cuối cùng, ủy ban hết thời gian và quyết định họp lại để hoàn thành phân tích của họ. Mọi người rời khỏi cuộc họp đều cảm thấy hài lòng vì đã góp phần vào cuộc trò chuyện.

Tại sao điều này xảy ra

Việc tập trung vào nhà kho xe đạp xảy ra bởi vì một chủ đề càng đơn giản, thì càng có nhiều người có ý kiến ​​về nó và do đó có nhiều điều để nói về nó. Khi một thứ gì đó nằm ngoài khả năng của chúng ta, chẳng hạn như nhà máy điện hạt nhân, chúng ta thậm chí không cố gắng đưa ra ý kiến.

Nhưng khi một cái gì đó chỉ có vẻ dễ hiểu đối với chúng ta, ngay cả khi chúng ta không có bất cứ điều gì có giá trị đích thực để thêm, chúng ta cảm thấy bị buộc phải nói điều gì đó, vì sợ rằng chúng ta nhìn ngu ngốc. Thằng ngốc không có gì để nói về một cái nhà để xe đạp? Mọi người đều muốn thể hiện rằng họ biết về chủ đề hiện tại và có điều gì đó để đóng góp.

Với bất kỳ vấn đề nào, chúng ta không nên coi trọng mọi ý kiến ​​mà bất kỳ ai bổ sung. Chúng ta nên nhấn mạnh đầu vào từ những người đã thực hiện công việc để có ý kiến. Và khi quyết định đóng góp, chúng ta nên tập trung sức lực của mình vào những lĩnh vực mà chúng ta có thứ gì đó có giá trị để bổ sung sẽ cải thiện kết quả của quyết định.

Các chiến lược để tránh “tập trung nhà kho xe đạp”

Điều chính bạn có thể làm để tránh “tập trung nhà kho xe đạp” là cuộc họp của bạn có mục đích rõ ràng. Trong “The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters”, Priya Parker, người có hàng chục năm kinh nghiệm thiết kế các cuộc họp có lợi nhuận cao, nói rằng bất kỳ cuộc họp thành công nào (bao gồm cả một cuộc họp kinh doanh) cần phải có mục đích tập trung và cụ thể. “Tính cụ thể,” cô nói, “là một thành phần quan trọng.”

Tại sao có một mục đích rõ ràng lại rất quan trọng? Bởi vì bạn sử dụng nó như một thấu kính để lọc tất cả các quyết định khác về cuộc họp của bạn, bao gồm cả những người sẽ có mặt trong phòng.

Với suy nghĩ đó, chúng ta có thể thấy rằng có lẽ không phải là một ý tưởng tuyệt vời khi thảo luận về việc xây dựng một nhà máy điện hạt nhân và một nhà để xe đạp trong cùng một cuộc họp. Không có đủ độ cụ thể ở đó.

Điều quan trọng là nhận ra rằng đầu vào có sẵn cho một vấn đề không phải tất cả đều cần xem xét. Những ý kiến ​​có đầy đủ thông tin nhất là phù hợp nhất. Đây là một trong những lý do tại sao các cuộc họp lớn với rất nhiều người có mặt, hầu hết trong số họ không cần phải có mặt, lại gây lãng phí thời gian trong tổ chức. Ai cũng muốn tham gia, nhưng không phải ai cũng có điều gì ý nghĩa để đóng góp.

Nếu không muốn việc “tập trung nhà máy xe đạp” xảy ra, hãy tránh mời những người không có kiến ​​thức và kinh nghiệm liên quan đến đóng góp. Đạt được kết quả bạn muốn — một cuộc thảo luận chu đáo, có giáo dục về nhà máy điện đó — phụ thuộc vào việc có đúng người trong phòng.

Nó cũng giúp có một cá nhân được chỉ định chịu trách nhiệm đưa ra phán quyết cuối cùng. Khi chúng ta đưa ra quyết định của ủy ban mà không có ai phụ trách, việc đạt được sự đồng thuận gần như là không thể. Cuộc thảo luận kéo dài và tiếp tục. Cá nhân có thể quyết định trước mức độ quan trọng của vấn đề (ví dụ: bằng cách ước tính mức độ thành công hoặc thất bại của nó có thể giúp ích hoặc làm tổn hại đến lợi nhuận của công ty). Họ có thể đặt giới hạn thời gian cho cuộc thảo luận để tạo ra sự cấp bách. Và họ có thể kết thúc cuộc họp bằng cách xác minh rằng nó đã thực sự đạt được mục đích của nó.

Bất kỳ vấn đề nào thu hút nhiều cuộc thảo luận từ những người khác nhau có thể không phải là vấn đề quan trọng nhất trong tầm tay. Tránh đi vào tầm thường không hiệu quả bằng cách có mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp và thu hút những người giỏi nhất vào bàn để có một cuộc thảo luận hiệu quả và mang tính xây dựng.

Nguồn: fs.blog