27-09-2021

Ma trận quyết định: Cách ưu tiên những vấn đề nào

Những quyết định chúng ta dành nhiều thời gian nhất hiếm khi là những quyết định quan trọng nhất. Không phải tất cả các quyết định đều cần quá trình giống nhau. Đôi khi, việc cố gắng áp đặt cùng một quy trình cho tất cả các quyết định dẫn đến khó xác định cái nào là quan trọng nhất, khiến chúng ta sa lầy và căng thẳng.

Tôi nhớ có lần tôi đang vật lộn ở cơ quan ngay sau khi tôi được thăng chức. Tôi đã được yêu cầu đưa ra quá nhiều quyết định. Tôi không có cách nào để sắp xếp lại chúng để tìm ra cái nào quan trọng và cái nào không quan trọng.

Tình hình được cải thiện chậm trong khoảng thời gian hàng tuần. Các nhân viên của tôi sợ hãi khi phải đưa ra quyết định bởi vì sếp trước của họ khiển trách họ khi mọi việc diễn ra không như ý muốn. Sếp của tôi cũng thích ủy thác những quyết định rủi ro nhất. Kết quả là, tôi có nhiều quyết định phải đưa ra hơn là khả năng thực hiện chúng. Tôi đã làm việc ngày càng lâu hơn để theo kịp khối lượng quyết định. Tệ hơn nữa, tôi đã làm theo cùng một quy trình cho tất cả chúng. Tôi đang tập trung vào những quyết định cấp bách nhất vì cái giá phải trả của những quyết định quan trọng nhất.

Rõ ràng rằng tôi không phải là người thích hợp để đưa ra tất cả các quyết định. Tôi cần một khuôn khổ nhanh chóng và linh hoạt để phân loại các quyết định thành những quyết định mà tôi nên đưa ra và những quyết định tôi nên được ủy quyền. Tôi nhận ra rằng hầu hết các quyết định khẩn cấp có thể được đưa ra bởi nhóm vì chúng có thể dễ dàng thay đổi và không mang lại nhiều hậu quả. Trên thực tế, chúng chỉ trở nên khẩn cấp vì nhóm đã không đưa ra quyết định ngay từ đầu. Và bởi vì tôi đã vội vàng thông qua những quyết định này để cố gắng dành nhiều thời gian hơn cho những quyết định quan trọng, tôi đã đưa ra những lựa chọn tồi tệ hơn những gì cả nhóm sẽ có.

Khi đang đi bộ về nhà vào một đêm nọ, tôi nảy ra một ý tưởng mà tôi đã sử dụng từ ngày hôm sau, và thành công khá tốt. Tôi gọi nó là Ma trận Quyết định. Đây là phiên bản ra quyết định của Ma trận Eisenhower, giúp bạn phân biệt giữa điều gì quan trọng và điều gì khẩn cấp. Thật đơn giản, bạn có thể vẽ nó trên một chiếc khăn ăn, và một khi bạn lấy nó, bạn sẽ có được nó.

Mặc dù không đưa ra quyết định thay cho bạn, nó sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định được bạn nên tập trung vào những quyết định nào.

Ma trận quyết định

Chiến lược phân loại của tôi rất đơn giản. Tôi đã tách các quyết định thành bốn khả năng dựa trên loại quyết định mà tôi đang thực hiện.

1. Không thể đảo ngược và không quan trọng
2. Không thể đảo ngược và có hậu quả
3. Có thể đảo ngược và không quan trọng
4. Có thể đảo ngược và có hậu quả

Điều tuyệt vời về ma trận là nó có thể giúp bạn nhanh chóng ủy thác các quyết định. Bạn phải làm một chút công việc trí óc trước khi bắt đầu, chẳng hạn như xác định và truyền đạt hậu quả và khả năng đảo ngược, cũng như vị trí của các đường mờ.

Ma trận quyết định trong thực tế

Ma trận này trở thành một đồng minh đắc lực giúp tôi quản lý thời gian và đảm bảo rằng tôi không sa lầy vào những quyết định mà tôi không phải là người giỏi nhất để quyết định.

Tôi đã ủy quyền cho cả hai loại quyết định vụn vặt. Các quyết định không cần thiết là nền tảng đào tạo hoàn hảo để phát triển khả năng phán đoán. Điều này đã tiết kiệm cho tôi rất nhiều thời gian. Trước khi điều này xảy ra, mọi người đến với tôi bằng những quyết định tương đối dễ thực hiện, với kết quả khá dễ đoán. Vấn đề là không đưa ra quyết định — điều này mất vài giây trong hầu hết các trường hợp. Vấn đề là 30 phút người đó đã dành để trình bày quyết định với tôi. Tôi đã tiết kiệm ít nhất 5–7 giờ một tuần bằng cách thực hiện một thay đổi này.

Tôi đã dành một ít thời gian để gặp gỡ những người đưa ra quyết định này mỗi tuần một lần. Tôi muốn biết họ đã đưa ra những loại quyết định nào, cách họ nghĩ về chúng và kết quả ra sao. Chúng tôi cũng đã theo dõi các quyết định cũ để họ có thể thấy khả năng phán đoán của mình được cải thiện (hoặc không).

Các quyết định hậu quả là một khó khăn khác. Các quyết định có thể đảo ngược và có hậu quả là điều tôi thích nhất. Những quyết định này đánh lừa bạn nghĩ rằng chúng là một trong những quyết định quan trọng. Trên thực tế, các quyết định có thể đảo ngược và có hậu quả là những quyết định hoàn hảo để chạy thử nghiệm và thu thập thông tin. Nhóm hoặc cá nhân sẽ quyết định các thử nghiệm mà chúng tôi sẽ thực thi, kết quả cho thấy chúng tôi đang đi đúng hướng và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện. Họ sẽ trình bày những phát hiện này.

Những quyết định quan trọng và không thể thay đổi là những quyết định mà bạn thực sự cần tập trung vào. Tất cả thời gian tôi tiết kiệm được từ việc sử dụng ma trận này không cho phép tôi nhâm nhi đồ uống trên bãi biển. Đúng hơn, tôi đã đầu tư nó vào những quyết định quan trọng nhất, những quyết định mà tôi không thể biện minh cho việc giao phó. Tôi cũng có một quy tắc khác tỏ ra hữu ích: trừ khi cần đưa ra quyết định ngay tại chỗ, như một số quyết định hoạt động, tôi sẽ đi bộ trước 30 phút.

Chìa khóa để sử dụng thành công điều này trong thực tế là đảm bảo mọi người đều thống nhất với các điều khoản về hậu quả và khả năng đảo ngược. Lúc đầu, mọi người đã kiểm tra với tôi nhưng sau đó, khi các điều khoản trở nên rõ ràng, họ mới bắt đầu quyết định.

Mặc dù tổng khối lượng các quyết định mà chúng tôi đưa ra với tư cách là một nhóm không thay đổi, nhưng cách chúng tôi phân bổ trong nhóm đã thay đổi. Tôi ước tính rằng cá nhân tôi đã đưa ra quyết định ít hơn 75%. Nhưng điều quan trọng nhất là chất lượng của tất cả các quyết định mà chúng tôi đưa ra đã được cải thiện đáng kể. Mọi người bắt đầu cảm thấy kết nối với công việc của họ trở lại, năng suất được cải thiện và những ngày ốm (đại diện cho mức độ gắn bó của mọi người) giảm xuống.

Hãy thử Ma trận quyết định — đặc biệt nếu bạn đang sa lầy và đấu tranh để quản lý thời gian của mình, nó có thể thay đổi cuộc sống làm việc của bạn.

Nguồn: fs.blog