Cách một giáo sư Stanford tăng năng suất làm việc

Khi những người làm việc hiệu quả chia sẻ, họ thường nói về danh sách những việc cần làm. Tôi cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tự chăm sóc bản thân, tập thể dục mỗi ngày. Tôi cố gắng để ăn ngon và không xem quá nhiều TV. Đó là tất cả những lời khuyên về năng suất mà bạn có thể nghe thấy trước đây.

Là những chuyên gia, khi chúng ta đạt đến một giai đoạn cụ thể trong sự nghiệp, chúng ta cần một cách tiếp cận mới về năng suất vì chúng ta đang cố gắng cân bằng hơn nữa. Chúng ta chuyển sang vai trò quản lý và lãnh đạo. Bất kể ngành công nghiệp là gì, chúng ta đã đóng góp cho nghề nghiệp, tư vấn cho người khác và quản lý các chương trình và dự án rộng lớn hơn. Trong những tình huống này, các chỉ dẫn năng suất hoạt động trong quá khứ có thể không còn hoạt động nữa.

Khi tôi được mời phục vụ trong văn phòng trưởng khoa tại Trường Kinh doanh Stanford, tôi biết rằng tôi cần phải có chủ ý về cách tôi tối đa năng suất. Đó là một vị trí đòi hỏi tôi phải đảm nhiệm nhiều vai trò: quản trị viên, giáo sư và nhà nghiên cứu,… Cuối cùng tôi đã áp dụng hai phương pháp sau để giúp tôi ưu tiên và mang lại sự rõ ràng cho ngày của tôi: “một công đôi việc” và “xem thách thức là cơ hội”. Đây là cách tôi thực hiện chúng hàng ngày.
Phương pháp thứ nhất: “Một công đôi việc” để đạt hiệu quả tối đa

Để tối đa năng suất, tôi tìm đến khái niệm “đa năng”. Tôi đã học lý thuyết này nhiều năm trước khi nghiên cứu thiết kế nuôi trồng thủy sản. Trong lĩnh vực đó, mọi yếu tố thực hiện nhiều hơn một mục đích. Các nhà thiết kế thường đa năng mỗi phần của thiết kế trong nông nghiệp hoặc thiết kế cảnh quan để đạt được giá trị cao nhất ​​. Ý tưởng là để mỗi phần tử thực hiện càng nhiều chức năng riêng biệt càng tốt.

Nói rằng bạn đang thiết kế một khu vườn. Khi bạn nghĩ về các chức năng của một cái cây, nó sẽ tô điểm thêm vẻ đẹp cho cảnh quan. Nhưng một cái cây cũng có thể che bóng mát, chỗ cư ngụ của chim và ong,… Vì vậy, bạn có thể sắp xếp các chức năng của cây này để tối đa hóa năng suất.

Tôi đã và đang áp dụng khái niệm tương tự vào công việc của mình để đảm bảo tôi luôn hiệu quả nhất có thể. Ví dụ, nếu tôi được yêu cầu phát biểu trước ủy ban tại một cuộc họp ở tòa thị chính, tôi sẽ làm mọi thứ cần thiết để chuẩn bị. Tôi suy nghĩ về thông điệp, tạo powerpoint và phác thảo dàn ý. Nhưng dự án đó cũng tạo ra một cơ hội đa  năng: Tôi có thể sử dụng những yếu tố nào của bài phát biểu đó trong một bài giảng, thảo luận hoặc bài viết khác?

Bây giờ, chức năng đa năng khác với đa nhiệm. Khi chúng tôi xếp chồng các tác vụ, chúng tôi áp dụng các yếu tố từ những gì chúng tôi đã hoàn thành để chúng tôi có thể sử dụng thông tin để xây dựng một cái gì đó khác. Chúng tôi không làm nhiều việc cùng một lúc. Chúng tôi vẫn đang tập trung năng lượng của mình để làm một việc tại một thời điểm. Tuy nhiên, chúng tôi đang làm những công việc mà chúng tôi có thể tận dụng hoặc làm bàn đạp cho các dự án trong tương lai.
Phương pháp hai: Xem các thách thức như cơ hội

Vì cuộc sống chuyên nghiệp của tôi đòi hỏi tôi phải cân bằng nhiều nhiệm vụ khác nhau, tôi cố gắng nhìn nhận lại bất cứ điều gì nghe có vẻ như đó là một thử thách hay một nhiệm vụ nặng nề như một cơ hội.

Ví dụ, ai đó có thể yêu cầu tôi chủ trì một ủy ban. Tôi có thể xem nó như một nhiệm vụ khác của mình, hoặc tôi có thể chọn xem nó như một cơ hội thú vị. Thay vì xem nó như một nhiệm vụ mà tôi sợ hãi, tôi điều chỉnh lại chủ trì một ủy ban như cơ hội để nghe những quan điểm mới, gặp gỡ những người mới và đóng góp tích cực cho tổ chức.

Nhìn nhận lại một thách thức như một cơ hội cũng giúp tôi tận dụng tối đa thời gian của mình. Bạn có bao giờ nhận thấy tất cả chúng ta có thể dành quá nhiều thời gian để nói về việc chúng ta không muốn làm gì không? Chúng ta chần chừ, phàn nàn, và thỉnh thoảng than vãn. Nhưng nếu chúng ta xem nhiệm vụ đó như một cơ hội và bắt đầu làm việc, chúng ta có thể đã hoàn thành nhiệm vụ đó trong thời gian chúng tôi lãng phí chần chừ. Xem thử thách là cơ hội giúp tôi làm việc hiệu quả nhất có thể. Tôi hiểu khi bạn bị căng thẳng, khó có thể làm việc hiệu quả hoặc sáng tạo. Bạn bị mắc kẹt đáp ứng với bất cứ điều gì cuộc sống ném lên đường đi của bạn. Nhưng nếu bạn có thể áp dụng một vài thực hành năng suất, bạn có thể nắm bắt và ưu tiên các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm mới trước khi bạn hành động theo chúng. Bắt đầu bằng cách tự hỏi làm thế nào bạn có thể xem thử thách là một cơ hội, và sau đó tự hỏi làm thế nào bạn có thể áp dụng giá trị từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Khi bạn thay đổi quan điểm của mình, bạn sẽ không chỉ cảm thấy năng suất và hiệu quả hơn. Bạn cũng sẽ có được cảm giác cân bằng, tiến bộ và thành tựu sâu sắc hơn trong cả công việc và cuộc sống cá nhân.

Nguồn: https://www.fastcompany.com/90414822/stanford-professor-uses-design-thinking-to-stay-productive