09-09-2021

Hiệu quả là kẻ thù

Best Articles on Efficiency: Interesting Reads

Có nhiều khả năng là hầu hết các vấn đề trong cuộc sống và công việc của bạn đều rơi vào tình trạng không hiệu quả. Đây là cách hoạt động của slack và tại sao bạn cần thêm nó.

Hãy tưởng tượng nếu bạn, với tư cách là một người đam mê năng suất mới chớm nở, một ngày nào đó có được quyền truy cập vào cỗ máy thời gian và quyết định thực hiện một chuyến đi ngược vài thập kỷ tới văn phòng của một trong những anh hùng kinh doanh lâu đời. Hãy gọi ông ấy là Tony.

Bạn cải trang thành một người gác cổng và chỉ vài ngày quan sát là đủ để tiết lộ bí mật về năng suất đáng kinh ngạc và khả năng ra quyết định khôn ngoan của vị CEO đó. Bạn muốn tìm hiểu những thói quen và phương pháp giúp anh ấy có thể biến đổi toàn bộ ngành công nghiệp trở nên tốt đẹp.

Đến văn phòng (chắc chắn là đầy khói thuốc), bạn hơi ngạc nhiên khi thấy nó không có nhiều hoạt động. Trên thực tế, những người bạn có thể thấy xung quanh dường như không làm gì cả. Bên ngoài văn phòng người anh hùng của bạn, thư ký của ông ấy ngồi chờ ở bàn của cô ấy (và hãy đối mặt với nó, giới tính sẽ không ngược lại.) Hãy gọi cô ấy là Gloria. Cô ấy không có vẻ bận rộn gì cả. Bạn quan sát trong nửa giờ khi cô ấy đọc sách, thu dọn bàn làm việc và trò chuyện với những thư ký khác đi ngang qua. Họ cũng không có vẻ bận rộn. Bạn bối rối không hiểu tại sao Tony lại phung phí tiền cho những nhân viên nhàn rỗi, bạn cứ loanh quanh thêm vài giờ nữa.

Quan sát kỹ hơn một chút, bạn nhận ra ấn tượng ban đầu của mình là hoàn toàn sai lầm. Gloria thực sự không làm gì nhiều trong thời gian. Nhưng thường xuyên, một yêu cầu, chỉ dẫn hoặc cảnh báo đến từ Tony và cô ấy bắt tay vào hành động. Trong vòng vài phút, cô ấy trả lời cuộc gọi, gửi thư, lên lịch lại cuộc hẹn hoặc tìm tài liệu phù hợp. Bất cứ lúc nào ông ấy gặp khó khăn, cô đều giải quyết ngay. Không có danh sách việc cần làm, không cần gửi vé, không phải chờ trả lời email cho Tony hoặc Gloria.

Kết quả là, một ngày của Tony diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Mỗi phút trong thời gian của anh ấy đều dành cho phần quan trọng nhất của công việc – đưa ra quyết định – chứ không phải giải quyết những bất tiện nhỏ nhặt như xếp hàng chờ ở bưu điện.

Tất cả thời gian Gloria dành để không làm gì không phải là lãng phí thời gian. Đó là sự chậm lại: năng lượng dư thừa cho phép đáp ứng và linh hoạt. Thời gian nghỉ ngơi rất quan trọng vì nó có nghĩa là cô ấy không bao giờ có những công việc cần hoàn thành. Cô ấy luôn có thể đối phó với bất cứ điều gì mới ngay lập tức. Công việc của Gloria là đảm bảo Tony bận rộn như anh ấy cần. Nó không phải là bận rộn nhất có thể.

Nếu bạn từng thấy mình căng thẳng, quá tải, chìm vào bế tắc mặc dù muốn thay đổi, hoặc thất vọng khi không thể đáp ứng với những cơ hội mới, thì bạn cần phải thả lỏng hơn trong cuộc sống.

Trong Slack: Vượt qua kiệt sức, bận rộn và huyền thoại về hiệu quả toàn diện, Tom DeMarco giải thích rằng hầu hết mọi người và tổ chức không nhận ra giá trị của sự lười biếng. Mặc dù cuốn sách hiện đã được khoảng hai mươi năm tuổi, nhưng thông điệp chính của nó là vượt thời gian và đáng để xem lại.

***

Kẻ thù của hiệu quả

“Bạn hiệu quả khi bạn làm điều gì đó với mức lãng phí tối thiểu. Và bạn hiệu quả khi bạn đang làm đúng điều gì đó”.

Nhiều tổ chức bị ám ảnh bởi tính hiệu quả. Họ muốn đảm bảo mọi tài nguyên được sử dụng hết công suất và mọi người đang chạy nước rút từng phút trong ngày để làm một việc gì đó. Họ thuê các chuyên gia tư vấn chuyên môn để tìm ra những lãng phí nhỏ nhất.

Là cá nhân, nhiều người trong chúng ta cũng bị ám ảnh bởi ảo ảnh về hiệu quả toàn diện. Chúng ta lên lịch cho từng phút trong ngày của mình, tự hào về những khoảng thời gian nghỉ ngơi đã được bỏ qua, và tự trách mình vì một khoảnh khắc xao lãng nhỏ nhất. Chúng ta coi giấc ngủ, bệnh tật và kiệt sức là những điểm yếu không mong muốn và thần tượng những người dường như không bao giờ bị chúng khuất phục.

Hiệu quả toàn diện là một lầm tưởng. Hãy quay trở lại Gloria và Tony. Hãy tưởng tượng nếu Tony quyết định giao cho cô ấy nhiều công việc hơn để đảm bảo cô ấy dành đủ 8 tiếng mỗi ngày để bận rộn. Điều đó sẽ hiệu quả hơn? Không hẳn vậy. Thời gian trôi qua cho phép cô ấy đáp ứng yêu cầu của anh ấy ngay lập tức, do đó có hiệu quả trong công việc của cô ấy. Nếu Gloria đang bận việc, Tony sẽ phải đợi và bất cứ điều gì ông ấy đang làm sẽ bị ngưng trệ. Kết quả là cả hai sẽ kém hiệu quả hơn.

Bất cứ lúc nào chúng ta loại bỏ sự chểnh mảng, chúng ta sẽ tạo ra một công việc tích cực. DeMarco viết: “Như một vấn đề thực tế, không thể khiến mọi người trong tổ chức bận rộn 100% trừ khi chúng ta cho phép một số bộ đệm ở bàn làm việc của mỗi nhân viên. Điều đó có nghĩa là có một hộp thư đến nơi công việc xếp chồng lên nhau

Nhiều người trong chúng ta mong muốn công việc không kéo dài thời gian vì chúng ta nhìn nhận nó theo cách tiêu cực. Trong một thế giới hưng phấn về hiệu quả, sự chểnh mảng thường được coi là sự lười biếng hoặc thiếu chủ động. Tuy nhiên, nếu không có thời gian chờ đợi, chúng ta biết rằng chúng ta sẽ không thể hoàn thành nhiệm vụ mới ngay lập tức và nếu ai đó khẳng định chúng ta nên làm, chúng ta phải bỏ bất cứ điều gì chúng ta đã làm trước đây. Bằng cách này hay cách khác, một cái gì đó sẽ bị trì hoãn. Sự gia tăng sự bận rộn cũng có thể là vô ích:

“Có thể làm cho một tổ chức hiệu quả hơn mà không làm cho nó tốt hơn. Đó là những gì sẽ xảy ra khi bạn lái xe chùng xuống. Cũng có thể làm cho một tổ chức kém hiệu quả hơn một chút và cải thiện nó rất nhiều. Để làm được điều đó, bạn cần có đủ độ chùng để cho phép tổ chức thở, tự tái tạo và thực hiện những thay đổi cần thiết”

***

Xác định độ chùng

DeMarco định nghĩa độ chùng là “mức độ tự do cần thiết để tạo ra sự thay đổi. Chán nản là kẻ thù tự nhiên của hiệu quả và hiệu quả là kẻ thù tự nhiên của sự lười biếng”. Ở một nơi khác, ông viết: “Slack đại diện cho năng lực hoạt động được hy sinh vì lợi ích của sức khỏe lâu dài . “

Để minh họa khái niệm này, DeMarco yêu cầu người đọc tưởng tượng một trong những trò chơi giải đố bao gồm tám ô được đánh số trong một hộp, với một ô trống để bạn có thể trượt chúng xung quanh một lúc. Mục tiêu là xáo trộn các ô theo thứ tự số. Khoảng trống đó tương đương với sự chùng xuống. Nếu bạn loại bỏ nó, trò chơi về mặt kỹ thuật sẽ hiệu quả hơn, nhưng “một thứ khác sẽ bị mất. Nếu không có không gian mở, không có khả năng di chuyển gạch nữa. Bố cục là tối ưu như nó vốn có, nhưng nếu thời gian chứng minh ngược lại, không có cách nào để thay đổi nó.

Graphical user interface

Description automatically generated with medium confidence

Có một chút khoảng trống cho phép chúng ta ứng phó với những hoàn cảnh thay đổi, thử nghiệm và làm những điều có thể không hiệu quả.

Slack bao gồm các tài nguyên dư thừa. Đó có thể là thời gian, tiền bạc, những người đang làm việc hoặc thậm chí là kỳ vọng. Slack rất quan trọng vì nó ngăn chúng ta bị giam vào trạng thái hiện tại, không thể phản ứng hoặc thích ứng vì chúng ta không có năng lực.

Sự khan hiếm đè nặng lên tâm trí chúng ta và sử dụng hết năng lượng có thể để hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay tốt hơn. Nó khuếch đại tác động của những thất bại và những hậu quả không mong muốn.

Chậm quá nhiều là không tốt vì tài nguyên bị lãng phí và mọi người cảm thấy nhàm chán. Tuy nhiên, nhìn chung, sự thiếu vắng sự chùng xuống là một vấn đề thường xuyên hơn nhiều so với sự dư thừa của nó. Nếu bạn dành cho mình quá nhiều thời gian để lên lịch cho một dự án diễn ra suôn sẻ hơn dự kiến, có lẽ bạn sẽ không dành thời gian rảnh rỗi để ngồi vắt chanh. Có thể bạn sẽ hồi phục sức khỏe sau một dự án trước đó tốn nhiều công sức hơn dự kiến. Có thể bạn sẽ mày mò với một số dự án đang chờ. Có lẽ bạn sẽ có thể xem lại lý do tại sao điều này diễn ra tốt đẹp và rút ra bài học cho tương lai. Và có lẽ thời gian chùng chình chỉ là phần thưởng của bạn khi bạn đã hoàn thành tốt công việc mà thôi! Bạn xứng đáng được thở.

Slack cũng cho phép chúng ta xử lý những cú sốc và bất ngờ không thể tránh khỏi của cuộc sống. Nếu mỗi giờ trong lịch trình của chúng ta được tính đến, chúng ta không thể chậm lại để phục hồi sau cơn cảm lạnh nhẹ, chuyển một chút tập trung sang học một kỹ năng mới trong một thời gian hoặc tiếp thu một vài giờ gặp khó khăn về kỹ thuật.

Nói chung, bạn cần nhiều thời gian hơn bạn mong đợi. Trừ khi bạn thực hành nhiều, ước tính của bạn về thời gian thực hiện mọi thứ hoặc mức độ khó khăn của chúng hầu như sẽ luôn ở mức thấp. Hầu hết chúng ta coi các tình huống tốt nhất như thể chúng là các tình huống có khả năng xảy ra cao nhất và chắc chắn sẽ xảy ra, nhưng hiếm khi xảy ra.

Bạn cũng cần phải chú ý theo dõi tốc độ sử dụng hết chất lỏng của mình để có thể bổ sung kịp thời. Ví dụ: bạn có thể muốn xem lại lịch của mình một lần mỗi tuần để kiểm tra xem lịch có còn khoảng trắng mỗi ngày và bạn không cho phép các cuộc họp lấp đầy thời gian chờ của mình. Hãy nghĩ về những hình thức chùng xuống quan trọng hơn đối với bạn, sau đó kiểm tra chúng thường xuyên. Nếu bạn thấy mình sắp hết thời gian, hãy hành động.

Đôi khi, bạn có thể cần phải từ bỏ sự lười biếng để gặt hái những lợi ích từ những ràng buộc. Thiếu hụt trong ngắn hạn hoặc trong một lĩnh vực cụ thể có thể buộc bạn phải sáng tạo hơn. Nếu bạn thấy mình đang gặp khó khăn trong việc đưa ra một giải pháp sáng tạo, hãy cố gắng giảm thiểu sự chểnh mảng của mình một cách có ý thức. Ví dụ: cho bản thân 5 phút để suy nghĩ về các ý tưởng hoặc tự hỏi bản thân xem bạn có thể làm gì nếu ngân sách của bạn bị cắt giảm 90%.

Tuy nhiên, hầu hết thời gian, điều quan trọng là phải bảo vệ sự chùng xuống của bạn một cách cẩn thận. Tốt nhất hãy cho rằng bạn sẽ luôn có xu hướng sử dụng hết nó — hoặc người khác sẽ cố gắng lấy cắp nó từ bạn. Đặt ranh giới rõ ràng trong công việc của bạn và theo dõi các nhiệm vụ có thể tăng cao.

***

Slack và thay đổi

Trong quá khứ, mọi người và tổ chức đôi khi có thể vượt qua mà không cần phải chậm trễ nhiều — ít nhất là trong một thời gian. Giờ đây, ngay cả khi sự chùng xuống ngày càng trở nên quan trọng hơn đối với sự sống còn, chúng ta đang quyết tâm hơn bao giờ hết để loại bỏ nó vì hiệu quả. Sự sống còn đòi hỏi sự thay đổi và tái tạo liên tục, điều này “đòi hỏi một thứ hàng hóa không có trong thời đại chúng ta như nó chưa từng có trước đây. Hàng hóa đó – thành phần xúc tác của sự thay đổi – bị chùng xuống”. DeMarco tiếp tục viết:

“Slack là lúc mà sự sáng tạo lại xảy ra. Đó là lúc bạn không bận rộn 100% với công việc kinh doanh hoạt động của công ty bạn. Slack là thời gian bạn bận rộn 0%. Sự trì trệ ở tất cả các cấp là cần thiết để làm cho tổ chức hoạt động hiệu quả và phát triển. Nó là chất bôi trơn của sự thay đổi. Các công ty tốt vượt trội trong việc sử dụng sự lười biếng một cách sáng tạo. Còn những cái xấu chỉ ám ảnh về việc loại bỏ nó”.

Chỉ khi bận rộn 0%, chúng ta mới có thể lùi lại và nhìn vào bức tranh toàn cảnh hơn về những gì chúng ta đang làm. Slack cho phép chúng ta suy nghĩ trước. Để xem xét liệu chúng ta có đang đi đúng quỹ đạo hay không. Để chiêm nghiệm những vấn đề chưa nhìn thấy. Để nghiền ngẫm thông tin. Để quyết định xem chúng ta có đánh đổi đúng hay không. Làm những việc không thể mở rộng hoặc có thể không có cơ hội chứng minh lợi nhuận trong một thời gian. Để tránh xa những giao dịch tồi tệ.

***

Sự chậm chạp và năng suất

Điều trớ trêu là chúng ta đạt được nhiều thành tựu hơn trong thời gian dài khi chúng ta chùng xuống. Chúng ta làm việc hiệu quả hơn khi không phải lúc nào cũng cố gắng làm việc hiệu quả.

DeMarco giải thích rằng khối lượng công việc của mỗi người trong một tổ chức không bao giờ là tĩnh: “ Mọi thứ thay đổi hàng ngày. Điều này dẫn đến sự không đồng đều mới của các nhiệm vụ, với một số người phải chịu thêm công việc (bộ đệm của họ tích tụ), trong khi những người khác trở nên ít tải hơn, vì ai đó đi trước họ trong chuỗi công việc chậm hơn trong việc tạo ra loại công việc cụ thể của họ để hoàn thành”. Thiếu vắng sự chùng xuống là không bền vững. Không thể tránh khỏi, chúng ta sẽ cần thêm các nguồn tài nguyên khác, những nguồn này phải đến từ một nơi nào đó.

Cảm thấy thoải mái với việc đôi khi bận rộn 0% có nghĩa là chúng ta suy nghĩ về việc liệu chúng ta có đang làm đúng hay không. Điều này trái ngược với việc nắm bắt nhiệm vụ đầu tiên mà chúng ta thấy để không ai nghĩ rằng chúng ta lười biếng. Kỳ vọng về “sự bận rộn liên tục đồng nghĩa với hiệu quả” tạo ra áp lực phải luôn trông có vẻ bận rộn và luôn có một khoảng trống công việc. Nếu chúng ta thấy bộ đệm của mình bị thu hẹp và chúng ta muốn tiếp tục bận rộn, giải pháp khả thi duy nhất là làm việc chậm hơn.

Cố gắng loại bỏ sự chùng xuống khiến công việc mở rộng. Không bao giờ có thời gian rảnh vì chúng ta luôn lấp đầy nó.

Amos Tversky cho biết bí quyết để thực hiện nghiên cứu tốt là luôn thiếu việc làm một chút; bạn lãng phí nhiều năm bằng cách không thể lãng phí hàng giờ. Những giờ lãng phí đó là cần thiết để tìm hiểu xem bạn có đang đi đúng hướng hay không.

Nguồn: fs.blog

Nếu bạn đang trăn trở hoặc mong muốn có được phẩm chất sáng tạo, mời bạn đăng ký ngay khóa học PHƯƠNG PHÁP LUẬN SÁNG TẠO và ĐỔI MỚI tại Trung tâm Sáng tạo Khoa học–kỹ thuật (TSK) thuộc trường Khoa Học Tự Nhiên nhé. Đây là môn học bổ ích cho mọi đối tượng, mọi ngành nghề có thể áp dụng, phát triển khả năng ứng phó và đưa ra các giải pháp thông minh cho công việ, cuộc sống. Bạn có thể điền thông tin tại đây hoặc liên hệ số điện thoại: (028) 38 301 743; 089 668 36 31 để thực hiện đăng ký.

Để luyện TÂM sáng TRÍ, cải thiện tư duy, thân mời bạn tham dự Khóa học ngắn hạn Nhìn Thấu – Nghĩ Thông – Hành Động Sáng Suốt thuộc chuỗi LEARNING TO BE được tổ chức thường xuyên khi đủ học viên, nội dung khóa học và link đăng ký vui lòng xem tại: https://bit.ly/2EEL2xK.

TRIZGyrus TEAM