fbpx

25-02-2021

Kế hoạch quản lý 5 bước sẽ giúp một nhà quản lý nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, cũng như của chính mình

Mặc dù sẽ là lý tưởng nếu hiệu suất của nhân viên không bao giờ là vấn đề, nhưng việc hiểu rõ các lựa chọn sẽ cho phép các nhà quản lý thành công giúp nhân viên của mình duy trì một hiệu suất công việc tối ưu.

Đầu cuộc khủng hoảng COVID-19, khi số lượng người Mỹ làm việc từ xa tăng vọt lên hơn 60% , nhiều người lần đầu tiên, chúng tôi đã vận động để các nhà quản lý nhận ra những thách thức đặc biệt mà nhân viên của họ phải đối mặt. Chúng tôi và những người khác nhấn mạnh rằng làm việc từ xa trong thời kỳ đại dịch có thể khác rất nhiều so với làm việc từ xa trong thời gian không cách ly. Tuy nhiên, có vẻ như công việc từ xa sẽ vẫn còn phổ biến trong một thời gian tới, nhiều nhà lãnh đạo đang bắt đầu thích nghi các phương thức quản lý của họ với thực tế mới này.

scene286081

Kinh nghiệm của chúng tôi khi tư vấn cho các công ty về công việc từ xa và nguồn nhân lực chỉ ra rằng nhiều nhà quản lý không chắc chắn về việc phải làm gì khi một nhân viên từ xa bị sa thải hoặc làm việc kém hiệu quả. Các nhà quản lý có thể cảm thấy kết hợp giữa thất vọng và cảm giác tội lỗi khi nhân viên không đáp ứng được kỳ vọng. Một nhà lãnh đạo gần đây đã bày tỏ sự thất vọng này với chúng tôi, nói rằng, “Tôi chỉ không hiểu điều này. Chúng tôi may mắn là chúng tôi vẫn còn việc làm. Làm thế nào mà mọi người có thể gọi nó vào? “

Nhưng việc đòi hỏi kết quả tốt hơn hoặc kỷ luật một nhân viên kém hiệu quả có thể cảm thấy không phù hợp với những yêu cầu phi công việc mà nhiều người đang trải qua trong thời kỳ khủng hoảng. Các nhà quản lý biết rằng nhân viên đang gặp khó khăn và điều này đôi khi được coi là hoạt động kém hiệu quả.

scene284641

Vì vậy, những người quản lý từ xa nên làm gì để giải quyết tình trạng kém hiệu quả kéo dài? Chúng tôi đã nói chuyện với một số nhà quản lý giàu kinh nghiệm của lực lượng làm việc từ xa, cũng như các chuyên gia trong lĩnh vực làm việc từ xa và chiến lược nguồn nhân lực. Dưới đây là một số bước có thể hướng dẫn các nhà quản lý vượt qua tình huống đầy thách thức này.

XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH LÀM VIỆC TỪ XA

Bước đầu tiên của nhà quản lý là tìm kiếm các chính sách hiện hành của công ty về hiệu suất của nhân viên. Ngay cả khi chúng không giải quyết cụ thể công việc từ xa, các chính sách về nguồn nhân lực của một công ty (thường được tìm thấy trong sổ tay nhân viên hoặc mạng nội bộ của công ty) có thể là một điểm khởi đầu hữu ích, vạch ra những kỳ vọng và yêu cầu để đảm bảo tính công bằng và hợp pháp. Những kỳ vọng và yêu cầu này cần được đáp ứng, ngay cả trong môi trường làm việc từ xa.

scene275713

“Bước một để quản lý nhân viên từ xa trong thời gian COVID là tìm và học chính sách làm việc từ xa của công ty bạn,” Laurel Farrer, Giám đốc điều hành của Công ty tư vấn phân phối và người sáng lập Hiệp hội làm việc từ xa giải thích. “[Những chính sách này] là hoàn toàn cần thiết để bảo vệ nhân viên của bạn và bảo vệ công ty. Đó là cách bạn đặt ra những kỳ vọng và hành vi xác định sự thành công đó và đưa mọi người vào cùng một trang, và cách các nhà quản lý cuối cùng có thể quy trách nhiệm cho nhân viên của họ ”. Các nhà quản lý nên xác định xem công ty của họ có chính sách làm việc từ xa trước đại dịch hay không, và nếu không, hãy tìm hiểu xem liệu công ty của họ có đang được phát triển ngay bây giờ hay không.

scene278401

Nhà tư vấn quản lý nhân sự chiến lược Kim Pelzar lặp lại sự cần thiết của một chính sách nhưng nói thêm rằng phản ứng của người quản lý đối với tình trạng kém hiệu quả cũng phải phụ thuộc vào “liệu các vấn đề về hiệu suất có mới hay không — mà nhân viên có thể yêu cầu là dựa trên [điều kiện] làm việc từ xa, hoặc nếu xảy ra trước khi làm việc từ xa. ” Cô ấy nói rằng nếu không có một chính sách làm việc từ xa rõ ràng, thì “người quản lý phải rõ ràng về cách thức chuyển tải những kỳ vọng trong quá trình sắp xếp công việc từ xa, và phải có khả năng chứng minh khi nào và cách thức truyền đạt những kỳ vọng đó”. Nếu một nhân viên có thể nói một cách hợp lý rằng họ không biết họ phải làm gì hoặc làm như thế nào, thì lỗ hổng trong giao tiếp này cần được giải quyết trước khi thực hiện bất kỳ bước quản lý hiệu suất nào tiếp theo.

HIỆU SUẤT LÀ KẾT QUẢ, CHỨ KHÔNG PHẢI SỰ CÓ MẶT TRỰC TIẾP

Nhiều nhà lãnh đạo đã nhận ra rằng việc quản lý nhân viên từ xa (đặc biệt là trong thời kỳ đại dịch) đòi hỏi phải ưu tiên kết quả hơn là sự hiện diện. Khi các cá nhân làm việc từ xa, sẽ khó quan sát các hành vi truyền thống. Farrer giải thích, “Rất nhiều minh chứng về định hướng công việc đã có từ cuộc cách mạng công nghiệp. Bây giờ chúng tôi phải hoàn thành quá trình chuyển đổi từ giám sát cảm quan sang giám sát dựa trên kết quả trong nhiều phương pháp quản lý của chúng tôi

scene311425

Khi các nhà quản lý cho chúng tôi biết rằng một nhân viên tỏ ra mất tập trung hoặc gặp khó khăn để có mặt trực tiếp cho các cuộc họp từ xa, chúng tôi thường hỏi liệu sự thay đổi hiện diện thực tế có ảnh hưởng đến kết quả của nhân viên đó hoặc đồng nghiệp của họ hay không. Thông thường, các nhà quản lý nhận ra rằng các chỉ số hiệu suất chính mà họ đang tìm kiếm đều hài lòng, bất kể thời gian mà nhân viên đang đưa ra.

scene307873

Trên thực tế, theo Farrer, làm việc từ xa trong thời đại COVID-19 dựa trên kết quả thường làm nổi bật rằng, những người mà các nhà quản lý nghĩ là có hiệu suất cao nhất thực sự không mạnh bằng những người có hồ sơ thấp hơn trong văn phòng. Farrer nói, nếu công việc được thực hiện một cách siêng năng, “người không còn quan trọng nữa khi hiệu suất được đánh giá dựa trên kết quả”.

HUẤN LUYỆN TỪ XA LÀ RẤT CẦN THIẾT

Thông thường, việc thiết lập và truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng dựa trên kết quả là đủ để giúp nhân viên làm việc kém hiệu quả trở nên đúng đắn. Tuy nhiên, nếu tình trạng kém vẫn tiếp diễn, bước tiếp theo là một cuộc họp huấn luyện từ xa.

Các cuộc trò chuyện ở giai đoạn này là cơ hội tương đối thấp để điều chỉnh những nhân viên hoạt động kém hiệu quả. Mặc dù các nhà quản lý thường miễn cưỡng bắt đầu các cuộc trò chuyện này, đặc biệt là do các yêu cầu bổ sung không liên quan đến công việc đối với nhân viên và mức độ căng thẳng nói chung là cao của đại dịch, chúng tôi rất ủng hộ họ. Giải pháp thay thế nói chung là tệ hơn: kết quả kém liên tục cộng với sự oán giận từ các đồng đội và các đồng nghiệp khác.

scene307393

Các nhà quản lý không nên ngạc nhiên nếu phản ứng đầu tiên của nhân viên đối với cuộc trò chuyện với huấn luyện viên là phản ứng phòng thủ mạnh mẽ. Những người mới làm việc từ xa không thể hiệu chỉnh năng suất hoặc kết quả của họ so với những người khác trong văn phòng và có thể ngạc nhiên khi biết rằng họ đang làm việc kém hiệu quả. Đây là nơi mà kỳ vọng dựa trên kết quả giúp ích. Người quản lý có thể chứng minh một cách khách quan khoảng cách giữa kỳ vọng và hiệu suất thực tế.

scene300769

Chúng tôi khuyến khích các nhà quản lý đặt những câu hỏi có từ ngữ trung thực có thể thúc đẩy nhân viên tiết lộ những thách thức mà họ đang gặp phải ở nhà hoặc với quy trình làm việc hoặc công nghệ. Chúng tôi nhận thấy rằng nhân viên thường không thoải mái khi thảo luận về những chủ đề này, cảm thấy rằng họ có thể tự giải quyết mọi thứ. Thông thường, các cuộc trò chuyện huấn luyện sẽ cung cấp thông tin về sự can thiệp tương đối nhỏ của quản lý có thể giảm thiểu hoặc giải quyết các vấn đề về hiệu suất.

scene302209

Ngôn ngữ đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập giai điệu cho cuộc trò chuyện của huấn luyện viên. Để giảm bớt sự e ngại của nhân viên, chúng tôi khuyên người quản lý nên trình bày rõ ràng các mục tiêu. Nói điều gì đó như: “Đã 6 tháng kể từ khi chúng tôi phải chuyển sang làm việc từ xa, hãy sử dụng thời gian này để nói về mọi thứ đang diễn ra như thế nào,” chia sẻ hướng đi và áp dụng ngữ cảnh vào cuộc trò chuyện. Những chuyển đổi như “chúng ta hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về các cơ hội cải tiến” làm cho công việc — không phải cá nhân — trở thành trọng tâm.

scene292417

Chúng tôi khuyên bạn nên tổ chức các cuộc họp trực tiếp này bằng video. Trong hầu hết các trường hợp, điều này tạo điều kiện cho giao tiếp cởi mở. Sau cuộc gọi, người quản lý nên gửi một email tiếp theo cho nhân viên, tóm tắt lại cuộc trò chuyện và bất kỳ bước tiếp theo đã thỏa thuận nào. Email này không cần phải trang trọng về giọng điệu nhưng có thể dùng làm tài liệu cho các cuộc trò chuyện nếu cần sau này.

MUỐN CẢI THIỆN HIỆU SUẤT LÀM VIỆC CẦN PHẢI CÓ KẾ HOẠCH

Nếu hiệu suất không được cải thiện trong những tuần sau khi huấn luyện hoặc nếu cuộc trò chuyện huấn luyện khiến người quản lý cảm thấy rằng hiệu suất sẽ không được cải thiện, thì cần phải có Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP).

scene298849

PIP là một thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, nêu rõ những kỳ vọng và kết quả đo lường được mà người lao động phải đáp ứng trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 60 đến 90 ngày), hoặc có thể bị cách chức, thuyên chuyển hoặc thôi việc. PIP không có nghĩa là nhân viên nhất thiết sẽ bị sa thải. Quá trình này có thể là cơ hội để nhân viên thiết lập lại hiệu suất của họ và thể hiện cam kết của họ với công ty.

scene293473

Nguồn nhân lực cần được tham khảo khi viết PIP. Các nhà quản lý có thể xem xét cung cấp các nguồn lực hỗ trợ PIP như thời gian làm việc trực tuyến không có cấu trúc, giờ làm việc linh hoạt, ghi lại các cuộc họp cho nhân viên hoặc yêu cầu nhân viên gửi đóng góp để được xem xét và phản hồi sớm.

scene299713

Khi đến lúc thảo luận PIP với nhân viên, các nhà quản lý có thể sẽ được tham gia (trực tuyến) bởi một đại diện từ bộ phận nhân sự, người cũng sẽ quản lý các tài liệu kèm theo. Giống như huấn luyện, hãy tổ chức cuộc trò chuyện này trong cuộc gọi điện video bất cứ khi nào có thể.

CẮT HỢP ĐỒNG LUÔN LÀ PHƯƠNG ÁN CUỐI, SAU KHI LÀM MỌI CÁCH

Nếu hiệu suất của nhân viên không được cải thiện trong khoảng thời gian của PIP, hoặc nếu các vấn đề về hiệu suất được coi là nghiêm trọng, thì có thể phải chấm dứt hợp đồng. Điều này đặc biệt đúng nếu vị trí của một nhân viên được cho là sẽ ở xa trong một thời gian dài hơn.

scene304993

Trong khi nhiều giám sát viên khó có thể thoải mái với ý tưởng chấm dứt một nhân viên làm việc từ xa, Pelzar giải thích rằng các thành viên trong nhóm làm việc kém hiệu quả “có thể trở thành độc hại cho đội của họ”. Nếu không được quản lý, những người không đạt tiêu chuẩn thành tích hoặc dựa vào đồng đội để nhặt nhạnh sẽ sinh ra sự khinh thường và oán giận. Pelzar nói: “Nếu những nhân viên này vẫn còn trong nhóm, việc thiếu quản lý [hiệu suất] thậm chí có thể khiến những nhân viên giỏi hơn bỏ việc”

scene294817

Nếu yêu cầu chấm dứt hợp đồng, hãy tham khảo ý kiến của bộ phận nhân sự. Pelzar giải thích, “Văn phòng nhân sự có sự hiểu biết về các sắc thái liên quan đến các quyết định tuyển dụng trong thời đại xa xôi này, vì vậy hãy liên hệ với họ và cho phép họ dẫn dắt bạn qua các bước tiếp theo.”

Mặc dù sẽ là lý tưởng nếu hiệu suất của nhân viên không bao giờ là vấn đề, nhưng sự thay đổi của thời đại, đặc biệt là cung cách thực hiện công việc cũng như cách giao tiếp mới sẽ là 1 trở ngại lớn sắp tới. Khi gần như chắc chắn chúng ta phải làm việc từ xa nhiều hơn vì đại dịch không biết khi nào sẽ chấm dứt.

scene305185

Nguồn: fastcompany

Nếu bạn đang trăn trở hoặc mong muốn có được phẩm chất sáng tạo, mời bạn đăng ký ngay khóa học PHƯƠNG PHÁP LUẬN SÁNG TẠO và ĐỔI MỚI tại Trung tâm Sáng tạo Khoa học–kỹ thuật (TSK) thuộc trường Khoa Học Tự Nhiên nhé. Đây là môn học bổ ích cho mọi đối tượng, mọi ngành nghề có thể áp dụng, phát triển khả năng ứng phó và đưa ra các giải pháp thông minh cho công việ, cuộc sống. Bạn có thể điền thông tin tại đây hoặc liên hệ số điện thoại: (028) 38 301 743; 089 668 36 31 để thực hiện đăng ký.

Để luyện TÂM sáng TRÍ, cải thiện tư duy, thân mời bạn tham dự Khóa học ngắn hạn Nhìn Thấu – Nghĩ Thông – Hành Động Sáng Suốt thuộc chuỗi LEARNING TO BE được tổ chức thường xuyên khi đủ học viên, nội dung khóa học và link đăng ký vui lòng xem tại: https://bit.ly/2EEL2xK.

TRIZGyrus TEAM